סוגים של שעוני נוכחות

שעוני נוכחות הינם שעונים המותקנים במשרדים ועסקים שונים ותפקידם הוא לעזור למעסיק לנהל את נושא חישוב שכר העובדים בצורה מסודרת ויעילה. שעון נוכחות מדווח על נתוני הכניסה והיציאה של העובדים ומחשב את שעות הנוכחות. נתונים אלו מועברים את תוכנת הנהלת חשבונות אשר מעבדת אותם ויוצרת דיווח שכר המורכב משעות עבודה בפועל כולל הפסקות, ימי מחלה, ימי חופשה והיעדרויות אחרות.
ישנם מספר סוגים של שעוני נוכחות:
שעון נוכחות כרטיס מגנטי- שעון זה קורא כרטיסים אשר מונפקים לכל עובד ועובד. שיטה זו הינה הנפוצה ביותר אך בחברה העובדת עם שעון נוכחות מסוג זה יש להוציא לכל עובד חדש כרטיס משלו וכן להנפיק כרטיסים לעובדים אשר אבד להם הכרטיס. כמו כן בצורה זו לא ניתן לדעת בוודאות כי העובד הוא אכן זה שהעביר את הכרטיס ולא חבר שהעביר עבורו אל למקרה זה קיים שעון נוכחות עובדים המשלב מצלמת ביטחון. חיסרון נוסף הוא הצורך בהשלמה ידנית במקרים בהם עובד שכח את הכרטיס בבית או לא החתים כניסה או יציאה.
שעון נוכחות ביומטרי- שעון זה עובד בשיטת טביעת האצבע. טביעת אצבע הינה ייחודית לכל עובד ולכן לא ייתכנו העברות כרטיס או מרמה בשעות העבודה. כמו כן שעון מסוג זה הינו חסכוני יותר לחברה מפני שההוצאות על הנפקת כרטיסים מתבטלות. החיסרון הינו הסטריליזציה שהרי כל עובד משאיר את החיידקים שהיו לו על האצבע על השעון ועלולות לעבור מחלות מעובד לעובד.
שימוש בשעון נוכחות תורם להתנהלות תקינה ויעילה של העסק ומאפשר למעסיק לבצע בקרת כניסה על כל אחד מעובדיו ולזהות בעיות של הגעה בזמן או נוכחות. כמו כן שימוש בתוכנת שכר המעבדת את כל הנתונים פוטרת את העבודה הזו ממחלקת הנהלת החשבונות ומאפשרת קיצוץ בעובדים ובמשאבים בתחום זה.

תוכנת הנהלת חשבונות לעסק

כל עסק זקוק למערכת מסודרת והגיונית אשר תעזור בניהול כל החלקים הקטנים שעושים את המקום לעסק מתפקד. אחד מהתחומים בהם עולה צורך במערכת ניהול הוא תחום הנהלת החשבונות אשר בו מתנהל כל נושא הכספים והשכר ואשר בו כל טעות הינה בפירוש טעות שתעלה כסף.
תוכנת הנהלת חשבונות הינה תוכנה אשר אוספת נתונים, מעבדת את המידע ומחשבת את כל הגורמים הנחוצים ליצירת תזרים מזומנים ודוחות שכר אמינים ותקינים. אל התוכנה נכנסים שעות הנוכחות של העובדים, קבלות, הוצאות, הכנסות וכל דבר אחר הקשור לכספים.
בכדי לקבל בתוכנה את כל הנתונים ישנן כמה מערכות בקרת כניסה העוזרות בפעולת חישוב שכר העובדים ובדיקת שעות העבודה. האמצעי הפופולארי ביותר עבור כל החברות הינו שעון נוכחות עובדים אשר בו מעביר כל עובד את הכרטיס המגנטי המונפק עבורו. שעון נוכחות אוסף את כל הנתונים הקשורים לעובד על שעות ההגעה והיציאה שלו וכן ימים שבהם הוא אינו נמצא ולאחר מכן מעביר את כל אותם הנתונים אל תוכנת שכר ובה יחושבו השעות לפי גובה השכר של כל עובד, בתוספת שעות נוספות ובניכוי ימי חופשה או מחלה. הכרטיס המגנטי המונפק לעובדים יכול לשמש גם כאמצעי זיהוי בכניסה, על ידי הצבת שער כניסה אשר נפתח רק באמצעות כרטיסי העובדים ניתן לקבל מערכת נוכחות ואבטחה כאחד. שעון נוכחות יכול לעבוד הן עם כרטיס או עם טביעת אצבע, סוג זה נקרא שעון נוכחות ביומטרי.
לאחר שנאספו כל הנתונים מוציאה התוכנה מדי חודש את כל הדוחות הנחוצים לחברה ובניהם דוחות שכר של עובדים, דוח הוצאות על כל הדברים השונים בחברה ודוח הכנסות. כל הדוחות הללו עוזרות לבצע מעקב אחד תזרים הכספים בחברה ומונע טעויות ובלבולים.

מחלקת השכר מתקדמת

לעבוד במחלקת שכר זה לא עניין פשוט בכלל, כל המספרים, החשבונות, הטפסים, הקבלות. צריך לבצע בקרת כניסה אחרי כל העובדים כדי לבדוק מתי הם באו ומתי הם הלכו, צריך לבדוק שאף אחד לא רשם שעות שהוא לא היה אמור לרשום, צריך לחשב את כל שעות העבודה, להוסיף לזה שעות נוספות, להחסיר ימי חופשה ולהכפיל לכל החודש. העבודה קשה ומרובה ולכן אין זה פלא שכל הזמן מחפשים וחושבים על דרכים לייעל את נושא החשבונות של כל חברה.
תוכנת הנהלת חשבונות זה לא דבר שקשה למצוא היום אבל תוכנת הנהלת חשבונות טובה באמת שיודעת להתאים את עצמה לצרכי החברה זה כבר סיפור אחד. עם ההתקדמות הטכנולוגית התפתח גם התחום הזה ונוצרו עוד ועוד אמצעים למעקב אחר נושא השכר והחשבונות. אחד מן האמצעים הללו הינו שעון נוכחות העובד על ידי החתמת כרטיס מגנטי המופק לכל עובד. כמעט ואין חברות שעובדות היום ללא שעוני נוכחות וזוהי הדרך הטובה ביותר לרישום כל שעות הנוכחות של כל העובדים ללא צורך לבזבז משאב אנושי או להיות חשופים לטעויות אנוש. ישנו סוג נוסף של שעון והוא שעון נוכחות ביומטרי אשר עובד לפי טביעת אצבע והוא כבר נצרך במקומות בהם חשובה האבטחה או במקומות אשר אוהבים לעמוד בשיא הקדמה.
כל הנתונים שמצטברים במהלך החודש עוברים אל תוכנת חישוב שכר אליה מוזן רק פעם אחת השכר לפיו אמורות להתחשב השעות. אותה תוכנה יודעת לזהות שעות נוספות ושעות חוסר ומצליחה לייצר תלוש שכר מדויק ואמין וכן להוציא תדפיס של שעות העבודה עד לרמת השנייה.

כיצד מחלקת הנהלת חשבונות יכולה להתייעל?

מחלקת הנהלת חשבונות היא ואלי המחלקה העמוסה ביותר, המלאה ביותר בטפסים ובעלת מספר הנתונים הגדול ביותר בכל החברה. המחלקה עוסקת באיסוף הנתונים על כל העובדים, השעות בהם הם עבדו, ימי מחלה, ימי חופשה ושכר הדברים שמגיעים לעובד במסגרת עבודתו. עם מספר נתונים כל כך גדול אפשר ללכת לאיבוד בקלות ולכן יש צורך בתוכנת הנהלת חשבונות אשר מסוגלת לקחת את כל הנתונים הללו ולרכז אותם בצורה נוחה ויעילה, במקום אחד.
תוכנת הנהלת חשבונות צריכה לבצע בקרת כניסה ויציאה על כל העובדים על מנת לחשב את שעות הנוכחות שלהם ולפי חישוב זה להוציא לכל עובד תלוש משכורת מדויק. ביצוע בקרה זו יכול להיעשות בצורה הנוחה ביותר על ידי שעון נוכחות. שעוני נוכחות הינם מכשירים אלקטרוניים הנמצאים בכניסה למתחם העבודה ובהם מעביר כל עובד כרטיס מגנטי אשר הונפק לו בתחילת העבודה ועליו מספר עובד ייחודי לכל עובד. למשרדים אשר מעוניינים בצורה מתקדמת יותר פתוחה גם אפשרות של שעון נוכחות ביומטרי העובד באמצעות טביעת אצבע שהיא הרי ייחודית לכל עובד.
כל ההחתמות של העובדים עוברים לתוכנת חישוב שכר ולה מוזן השכר אותו אמור לקבל כל עובד לפי שעה, או במסגרת שכר חודשי קבוע. תוכנת שכר יכולה לחשב לפי הנתונים ולפי מספר השעות שנרשמו את כל המגיע לעובד כולל שעות נוספות או ימי חופשה. בצורה זו כל הנתונים מחושבים בצורה ממוחשבת ללא טעויות אנוש אשר עלולות להיגרם או מסמכים אשר עלולים להעלם.
העברת כל המידע לחישוב על ידי תוכנה מייעל את עבודת המחלקה ומונע טעויות בתום לב אשר עלולות להזיק לעובד או לחברה.

בדיקת שעות נוכחות הופכת פשוטה בעזרת שעון נוכחות

בתור מנהלת במחלקת כוח אדם אני חייבת לציין כי אני לא יודעת מה הייתי עושה ללא תוכנת הנהלת חשבונות. המערכת הזו פשוט הפכה את עבודתי לקלה בהרבה ומאפשרת לי לספק את התוצאות הטובות והמדויקות ביותר במינימום מאמץ ומינימום טעויות. כשרק התחלתי לעבוד וזה היה לפני שנים די רבות כל הנושא הזה של חישוב שכר העובדים לא היה ממוחשב. העובדים אצלנו היו ממלאים בעצמם טפסים ורושמים את שעות הנוכחות שלהם מה שגרר הרבה "עיגולים" כלפי מעלה והרבה כספים שהחברה לא צריכה לשלם. בדרך אחרת ניסו לעשות שכר חודשי קבוע אך עובדים שעבדו שעות נוספות לא יכלו ליהנות מתוצאת עבודתם הקשה.
מאז שקיבלנו לחברה תוכנת שכר החיים במחלקת הנהלת החשבונות הפכו לפשוטים יותר. לא צריך עוד לעבור על אינספור טפסים שמילאו עובדים ולנסות לחקור האם הם אמינים או לא. עכשיו הכל ממוחשב וניתן להוציא תדפיס אמין ומדויק מהמערכת. העובדים מדי בוקר מעבירים כרטיס מגנטי דרך שעון נוכחות, אותו שעון נוכחות מעביר את הנתונים למערכת אשר מחשבת עבורנו את שעות הנוכחות של העובדים, ימי חופשה או מחלה ושעות נוספות. מאז שהמציאו שעוני נוכחות אין ספק שהעבודה הפכה פשוטה יותר, כל עובד מקבל בדיוק את המגיע לו, החברה לא מוציאה יותר ממה שהיא צריכה להוציא וכולם יוצאים מרוצים. בקרוב אנחנו עומדים להשתדרג ולהכניס שעון נוכחות ביומטרי במקום השעון נוכחות הקיים. זהו שעון שבו השעות נרשמות על ידי טביעת אצבע מה שיוזיל עבורנו את הוצאות הנפקת הכרטיסים ויהפוך את המקום להרבה יותר פרקטי.

שעון נוכחות למשרד יעיל

כל משרד, בין אם קטן או גדול, צריך לשלם שכר לעובדים שלו. המשכורת שלנו היא הדבר החשוב ביותר בעבודה ואין אדם שירצה שיורידו לו קצת מפה או משם או שיעגלו פינות פה ושם. באותה מידה אף משרד לא ירצה שעובדיו יעגלו שעות כלפי מעלה ויוסיפו במצטבר עשרות שעות שלא עבדו בהן בפועל. בכדי לוודא כי כל השעות אשר נספרו הן השעות הנכונות יש לבצע בקרת כניסה ומעקב אחר כל שעות הנוכחות של כל העובדים. אך כיצד ניתן לבצע דבר מסוג זה? הרי לא ניתן להקציב בן אדם שיעמוד וירשום את כל השעות של כל העובדים. בדיוק לשם כך קיימים שעוני נוכחות.
שעון נוכחות הינו אותו מכשיר קטן שכולנו רואים בכניסה למקום עבודתו ושאין יום שיכול להתחיל בלי לעבור ליד אותו מכשיר. בשעון נוכחות אנו מעבירים את כרטיס העובד המגנטי שלנו אשר רושם את שעת ההגעה והיציאה ויש כאלו שאף משקיעים ושמים שעון נוכחות ביומטרי אשר רושם את שעות העבודה באמצעות העברת טביעת אצבע של העובד.
שעון הנוכחות מעביר את כל הנתונים אל תוכנת הנהלת חשבונות שם למעשה נאסף כל המידע על העובד, שעות העבודה שלנו, ימים שהחסיר בגלל חופשה או מחלה וכן שעות נוספות. תוכנה זו מייעלת את תהליך הוצאת החשבוניות ותלושי המשכורת של העובדים והיא למעשה מבצעת חישוב שכר ממוחשב העובד לפי נתונים אשר הוזנו מראש. בצורה זו בה הכול רשום, מתועד ומחושב על ידי מערכת חכמה יכול כל עובד לדעת כמה שעות עבד עד לרמת דיוק של שנייה וכן החברה עצמה יכולה לקבל את אותם נתונים בדיוק.
שעון נוכחות ומערכת חישוב שכר תורמים רבות לייעול עבודת המשרד ולקבלת נתונים מדויקים אשר מבטיחים ניהול נכון ואמין של כל נושא הכספים של החברה.