כל עסק זקוק למערכת מסודרת והגיונית אשר תעזור בניהול כל החלקים הקטנים שעושים את המקום לעסק מתפקד. אחד מהתחומים בהם עולה צורך במערכת ניהול הוא תחום הנהלת החשבונות אשר בו מתנהל כל נושא הכספים והשכר ואשר בו כל טעות הינה בפירוש טעות שתעלה כסף.
תוכנת הנהלת חשבונות הינה תוכנה אשר אוספת נתונים, מעבדת את המידע ומחשבת את כל הגורמים הנחוצים ליצירת תזרים מזומנים ודוחות שכר אמינים ותקינים. אל התוכנה נכנסים שעות הנוכחות של העובדים, קבלות, הוצאות, הכנסות וכל דבר אחר הקשור לכספים.
בכדי לקבל בתוכנה את כל הנתונים ישנן כמה מערכות בקרת כניסה העוזרות בפעולת חישוב שכר העובדים ובדיקת שעות העבודה. האמצעי הפופולארי ביותר עבור כל החברות הינו שעון נוכחות עובדים אשר בו מעביר כל עובד את הכרטיס המגנטי המונפק עבורו. שעון נוכחות אוסף את כל הנתונים הקשורים לעובד על שעות ההגעה והיציאה שלו וכן ימים שבהם הוא אינו נמצא ולאחר מכן מעביר את כל אותם הנתונים אל תוכנת שכר ובה יחושבו השעות לפי גובה השכר של כל עובד, בתוספת שעות נוספות ובניכוי ימי חופשה או מחלה. הכרטיס המגנטי המונפק לעובדים יכול לשמש גם כאמצעי זיהוי בכניסה, על ידי הצבת שער כניסה אשר נפתח רק באמצעות כרטיסי העובדים ניתן לקבל מערכת נוכחות ואבטחה כאחד. שעון נוכחות יכול לעבוד הן עם כרטיס או עם טביעת אצבע, סוג זה נקרא שעון נוכחות ביומטרי.
לאחר שנאספו כל הנתונים מוציאה התוכנה מדי חודש את כל הדוחות הנחוצים לחברה ובניהם דוחות שכר של עובדים, דוח הוצאות על כל הדברים השונים בחברה ודוח הכנסות. כל הדוחות הללו עוזרות לבצע מעקב אחד תזרים הכספים בחברה ומונע טעויות ובלבולים.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה