סוגים של שעוני נוכחות

שעוני נוכחות הינם שעונים המותקנים במשרדים ועסקים שונים ותפקידם הוא לעזור למעסיק לנהל את נושא חישוב שכר העובדים בצורה מסודרת ויעילה. שעון נוכחות מדווח על נתוני הכניסה והיציאה של העובדים ומחשב את שעות הנוכחות. נתונים אלו מועברים את תוכנת הנהלת חשבונות אשר מעבדת אותם ויוצרת דיווח שכר המורכב משעות עבודה בפועל כולל הפסקות, ימי מחלה, ימי חופשה והיעדרויות אחרות.
ישנם מספר סוגים של שעוני נוכחות:
שעון נוכחות כרטיס מגנטי- שעון זה קורא כרטיסים אשר מונפקים לכל עובד ועובד. שיטה זו הינה הנפוצה ביותר אך בחברה העובדת עם שעון נוכחות מסוג זה יש להוציא לכל עובד חדש כרטיס משלו וכן להנפיק כרטיסים לעובדים אשר אבד להם הכרטיס. כמו כן בצורה זו לא ניתן לדעת בוודאות כי העובד הוא אכן זה שהעביר את הכרטיס ולא חבר שהעביר עבורו אל למקרה זה קיים שעון נוכחות עובדים המשלב מצלמת ביטחון. חיסרון נוסף הוא הצורך בהשלמה ידנית במקרים בהם עובד שכח את הכרטיס בבית או לא החתים כניסה או יציאה.
שעון נוכחות ביומטרי- שעון זה עובד בשיטת טביעת האצבע. טביעת אצבע הינה ייחודית לכל עובד ולכן לא ייתכנו העברות כרטיס או מרמה בשעות העבודה. כמו כן שעון מסוג זה הינו חסכוני יותר לחברה מפני שההוצאות על הנפקת כרטיסים מתבטלות. החיסרון הינו הסטריליזציה שהרי כל עובד משאיר את החיידקים שהיו לו על האצבע על השעון ועלולות לעבור מחלות מעובד לעובד.
שימוש בשעון נוכחות תורם להתנהלות תקינה ויעילה של העסק ומאפשר למעסיק לבצע בקרת כניסה על כל אחד מעובדיו ולזהות בעיות של הגעה בזמן או נוכחות. כמו כן שימוש בתוכנת שכר המעבדת את כל הנתונים פוטרת את העבודה הזו ממחלקת הנהלת החשבונות ומאפשרת קיצוץ בעובדים ובמשאבים בתחום זה.

תוכנת הנהלת חשבונות לעסק

כל עסק זקוק למערכת מסודרת והגיונית אשר תעזור בניהול כל החלקים הקטנים שעושים את המקום לעסק מתפקד. אחד מהתחומים בהם עולה צורך במערכת ניהול הוא תחום הנהלת החשבונות אשר בו מתנהל כל נושא הכספים והשכר ואשר בו כל טעות הינה בפירוש טעות שתעלה כסף.
תוכנת הנהלת חשבונות הינה תוכנה אשר אוספת נתונים, מעבדת את המידע ומחשבת את כל הגורמים הנחוצים ליצירת תזרים מזומנים ודוחות שכר אמינים ותקינים. אל התוכנה נכנסים שעות הנוכחות של העובדים, קבלות, הוצאות, הכנסות וכל דבר אחר הקשור לכספים.
בכדי לקבל בתוכנה את כל הנתונים ישנן כמה מערכות בקרת כניסה העוזרות בפעולת חישוב שכר העובדים ובדיקת שעות העבודה. האמצעי הפופולארי ביותר עבור כל החברות הינו שעון נוכחות עובדים אשר בו מעביר כל עובד את הכרטיס המגנטי המונפק עבורו. שעון נוכחות אוסף את כל הנתונים הקשורים לעובד על שעות ההגעה והיציאה שלו וכן ימים שבהם הוא אינו נמצא ולאחר מכן מעביר את כל אותם הנתונים אל תוכנת שכר ובה יחושבו השעות לפי גובה השכר של כל עובד, בתוספת שעות נוספות ובניכוי ימי חופשה או מחלה. הכרטיס המגנטי המונפק לעובדים יכול לשמש גם כאמצעי זיהוי בכניסה, על ידי הצבת שער כניסה אשר נפתח רק באמצעות כרטיסי העובדים ניתן לקבל מערכת נוכחות ואבטחה כאחד. שעון נוכחות יכול לעבוד הן עם כרטיס או עם טביעת אצבע, סוג זה נקרא שעון נוכחות ביומטרי.
לאחר שנאספו כל הנתונים מוציאה התוכנה מדי חודש את כל הדוחות הנחוצים לחברה ובניהם דוחות שכר של עובדים, דוח הוצאות על כל הדברים השונים בחברה ודוח הכנסות. כל הדוחות הללו עוזרות לבצע מעקב אחד תזרים הכספים בחברה ומונע טעויות ובלבולים.